„Ich bekomme ein Baby!“ – Tipps & Tricks für ein erfolgreiches Karenzmanagement in Ihrem Unternehmen

10 minvon Bettina Prennsberger 10. Juni 2018

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Egal ob beim Einkaufen, im Schwimmbad oder im Kino: Man wird das Gefühl nicht los, dass ein neuer Babyboom im Gange ist. Die Zahlen belegen diesen Eindruck: In den letzten 11 Jahren stieg die Geburtenrate in Österreich lt. Statistik Austria deutlich an und mittlerweile werden pro 1.000 Menschen wieder 10 Kinder geboren (2007 waren es noch 9,2).

Daher ist es auch und gerade für Unternehmen wichtig, sich dem Thema Schwangerschaft und Karenzmanagement anzunehmen, da viele der werdenden Mütter (und natürlich auch Väter) vor der Familienauszeit mitten im Berufsleben stehen. Hier finden Sie Informationen rund um die Schwangerschaft von Arbeitnehmerinnen, rechtliche Vorgaben sowie Tipps & Tricks für ein erfolgreiches Karenzmanagement kompakt zusammengefasst.

Während der Schwangerschaft

Sobald eine Mitarbeiterin ihre Schwangerschaft meldet, gibt es für Sie einige To Do’s, die Sie keinesfalls aufschieben und einige Dinge, die Sie unbedingt beachten sollten:

1. Meldung der Schwangerschaft beim Arbeitsinspektorat

Diese Meldung muss Name, Alter, Tätigkeit und Arbeitsplatz der Mutter sowie den voraussichtlichen Geburtstermin enthalten.

2. Meldung der Schwangerschaft beim Betriebsarzt (falls vorhanden)

3. Kündigungsschutz

Mit dem ersten Tag der Schwangerschaft ist die werdende Mutter kündigungsgeschützt. Dieser Schutz besteht bereits im Probemonat, weshalb Sie dieses aufgrund der Schwangerschaft nicht beenden dürfen.

4. Berücksichtigung einer etwaigen ärztlichen Freistellung (individuelles Beschäftigungsverbot)

Wenn bei Fortdauer der Beschäftigung eine Gefahr für Leben oder Gesundheit der werdenden Mutter oder des Ungeborenen besteht (z.B. bei bestimmten gesundheitlichen Problemen der werdenden Mutter oder des Babys), kann eine ärztliche Freistellung ausgestellt werden. Das bedeutet, dass eine Weiterbeschäftigung nicht möglich ist und die Dienstnehmerin ab dem Zeitpunkt der Freistellung nicht mehr beschäftigt werden darf. Wird die Freistellung nicht eingehalten, drohen dem Arbeitgeber hohe Geldstrafen.

5. Evaluierung von Frauenarbeitsplätzen wegen Mutterschutz (Verbot bestimmter Arbeiten)

Das Mutterschutzgesetz (MSChG) sieht eine spezielle Evaluierung von Gefahren für die Sicherheit und Gesundheit von werdenden und stillenden Müttern und deren Auswirkungen auf die Schwangerschaft oder das Stillen vor. Diese Evaluierung können Sie entweder selbst abdecken oder externe Anbieter heranziehen. Bei der Ermittlung geht es um Belastungen für die werdende Mutter, welche besonders zu berücksichtigen sind (z.B. Stöße, Heben schwerer Lasten, körperliche Belastungen für die Arbeitnehmerin, gesundheitsgefährdende Arbeitsstoffe, etc.) Wenn Gefahren für die werdende Mutter festgestellt werden trifft den Arbeitgeber die Pflicht:

  • Die Beschäftigung derart zu verändern, dass die Gefahren ausgeschlossen werden oder wenn das nicht möglich ist

  • Die Arbeitnehmerin an einem anderen Arbeitsplatz zu beschäftigen oder wenn auch das nicht möglich ist

  • Die Arbeitnehmerin unter Fortzahlung des Entgelts freizustellen

6. Schutzfrist und Wochengeld (Absolutes Beschäftigungsverbot)

In den letzten 8 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin startet die sogenannte Schutzfrist, während der die werdende Mutter nicht beschäftigt werden darf. Der Mutterschutz nach der Geburt dauert 8 Wochen (bei Frühgeburten, Mehrlingsgeburten oder Kaiserschnitt mindestens 12 Wochen). Wenn der Geburtstermin nicht richtig berechnet wurde, verkürzt oder verlängert sich die Schutzfrist nach der Geburt dementsprechend auf max. 16 Wochen. Während des Mutterschutzes erhält die Arbeitnehmerin Wochengeld von der Krankenkasse, in dieser Zeit bezahlen Sie als Arbeitgeber die werdende Mutter also nicht.

7. Weitere Beschäftigungsverbote

Überstundenverbot: Schwangere dürfen nicht mehr als 9 Stunden pro Tag, sowie 40 Stunden pro Woche arbeiten. Auch die Arbeit an Sonn- und Feiertagen (Ausnahmen gelten u.a. im Gastgewerbe, bei Konditoreien, Theatervorstellungen, etc.) sowie Nachtarbeit zwischen 20 und 6 Uhr ist verboten (Ausnahmen gelten u.a. im Verkehrswesen, bei Theatervorstellungen, etc.)

8. Nachfolgeplanung

Relativ bald nach der Bekanntgabe der Schwangerschaft sollten Sie sich Gedanken über die Nachfolgeplanung machen. Soll die Stelle 1:1 nachbesetzt werden, wenn die Arbeitnehmerin die Karenz in Anspruch nimmt? Werden die Aufgaben auf die verbleibende Belegschaft aufgeteilt? Was passiert nach der Rückkehr aus der Karenz mit einer gegebenenfalls eingestellten Vertretung? Die Arbeitnehmerin hat nach der Karenz Anspruch auf ihre alte Stelle bzw. jedenfalls auf eine gleichwertige, vertragskonforme Tätigkeit. Der Kündigungsschutz besteht während der gesamten Karenz sowie 4 Wochen nach Ablauf dieser (und verlängert sich weiter bei Inanspruchnahme von Elternteilzeit, sieh Punkt 4 – Nach der Geburt).

Viele Unternehmen lösen die Nachfolgeverträge über befristete Karenzvertretungen. Eine andere Möglichkeit ist das Einstellen einer Vertretung mit einem unbefristeten Vertrag, wenn z.B. die Möglichkeit besteht, den Mitarbeiter auch wo anders im Unternehmen einzusetzen. Jedenfalls empfiehlt es sich, bereits bei der Ausschreibung bzw. im Bewerbungsprozess für den Ersatz mit offenen Karten zu spielen und der Nachfolge auch offen zu legen, dass es sich (wenn auch nicht vertraglich verankert) um eine Karenzvertretung handelt.

9. Abschiedsgeschenk

Viele Unternehmen machen ihren schwangeren Arbeitnehmerinnen zum Abschied bereits ein nettes und nützliches Geschenk und zeigen so auch ihre Wertschätzung. Die kann von Babyboxen mit allerlei Nützlichem rund um’s Baby, über Informationsbroschüren bis hin zu Babybodies und Pflegeprodukten reichen. Dies ist natürlich keine Pflicht aber sowohl in Sachen Mitarbeiterbindung als auch Employer Branding ein kluger Schachzug.

Nach der Geburt

Da die Elternkarenz nach wie vor zum Großteil von Müttern wahrgenommen wird, wird im Folgenden in erster Linie von der Arbeitnehmerin gesprochen. Selbstverständlich gelten diese Regelungen analog (zum Teil mit gesonderten Regelungen) auch für die Väterkarenz.

1. Karenzmeldung – Rückkehrplan

Zunächst trifft die Arbeitnehmerin die Pflicht, dem Arbeitgeber die Dauer der geplanten Karenz bekanntzugeben. Dies hat spätestens bis zum letzten Tag des Mutterschutzes zu erfolgen. Wenn der Vater die Karenz in Anspruch nimmt, muss er dies bis 8 Wochen nach der Geburt bekannt geben. Idealerweise bespricht man die grobe Karenzplanung bzw. -dauer aber bereits früher, sodass die Nachfolgeplanung (z.B. befristete Karenzvertretung) bereits frühzeitig abgeklärt werden kann. Klare und offene Kommunikation ist auch in Sachen Karenzmanagement ein Schlüsselelement für den Erfolg. Eine Karenz kann bis zum vollendeten 2. Lebensjahr des Kindes in Anspruch genommen werden. Eine kürzer vereinbarte Karenzdauer kann bei Bekanntgabe bis zu 3 Monate vor dem Ende der vereinbarten Karenz auch verlängert werden.

2. Beschäftigung während der Karenz

Mütter und Väter können während der Karenz einer Beschäftigung sowohl beim eigenen als auch bei einem anderen Arbeitgeber nachgehen. Beachten Sie, dass die Geringfügigkeitsgrenze grundsätzlich nicht überschritten werden darf. Für eine Beschäftigung über die Geringfügigkeitsgrenze hinaus sind spezielle Regelungen zu beachten.

3. Papamonat

Seit März 2017 gibt es die Möglichkeit für Väter, eine Vaterfrühkarenz („Papamonat“) in Anspruch zu nehmen. Dieser Papamonat ermöglicht es Vätern, in den ersten drei Lebensmonaten des Kindes zwischen 28 und 31 Tage zu Hause zu bleiben, um sich dem Familienleben zu widmen. Als Arbeitgeber ist man allerdings nicht dazu verpflichtet, seinen Mitarbeitern den Papamonat zu ermöglichen, sofern man nicht im öffentlichen Dienst tätig ist oder der Kollektivvertrag den Papamonat verpflichtend vorsieht. Dennoch empfiehlt es sich auch hier, im Sinne der Mitarbeiterbindung und auch des externen Employer Brandings auf den Zug des Papamonats aufzuspringen und Vätern das Erleben dieser wundervollen und einmaligen Zeit gemeinsam mit der Familie zu ermöglichen. Finanziert wird der Papamonat übrigens über den Kinderbetreuungstopf.

4. „Am Ball bleiben“ – Aktives Karenzmanagement

Besonderes Augenmerk sollte man als Unternehmen auch auf den Austausch mit dem betroffenen Mitarbeiter während der laufenden Karenz legen. Empfehlenswert sind daher folgende Instrumente, die die Kommunikation und den Austausch während der gesamten Karenzzeit fördern sollen:

Gespräche mit dem Mitarbeiter

Diese können von direkten Führungskraft geführt werden (z.B. mit Unterstützung von HR) und empfehlen sich z.B. vor dem Antritt der Karenz, etwa nach der Halbzeit bzw. laufend während der Karenz und vor dem Wiedereintritt ins Unternehmen. Bei Letzterem sollten dann idealerweise auch Vorstellungen bezüglich einer geplanten Elternteilzeit und den Möglichkeiten im Unternehmen gesprochen werden.

Einladungen zu Firmenevents

Sommerfest, Weihnachtsfeier und andere Get-Togethers sind eine grandiose Möglichkeit für karenzierte Mitarbeiter, sich bei lockerer Atmosphäre über Neuigkeiten im Unternehmen informieren zu lassen. Daher sollte bei diesen Events keinesfalls auf die Einladung auch karenzierter Mitarbeiter vergessen werden.

Versenden von Newslettern

Gibt es firmeninterne Newsletter, die an alle Mitarbeiter verschickt werden, können diese auch an karenzierte Mitarbeiter verschickt werden. Dies kann über die private E-Mail Adresse des Mitarbeiters und natürlich ausschließlich auf Basis deren Zustimmung erfolgen. Wenn der Mitarbeiter dies nicht wünscht, ist das angesichts der großen Herausforderung, die ihn privat nun erwartet auch verständlich und sollte respektiert werden. Die Möglichkeit, über Neuigkeiten informiert zu werden, wenn dies ausdrücklich gewünscht wird, sollte aber trotzdem bestehen.

5. Elternteilzeit

Wie bereits erwähnt gibt es bis zum vollendeten 7. Lebensjahr des Kindes den Anspruch auf Elternteilzeit nach der Karenz, sofern im Betrieb mehr als 20 Arbeitnehmer beschäftigt sind und das Dienstverhältnis des Mitarbeiters bei Antritt der Elternteilzeit bereits länger als 3 Jahre ununterbrochen besteht (Karenzzeit wird mitberechnet). Soll die Elternteilzeit direkt im Anschluss an den Mutterschutz erfolgen, muss die Elternteilzeit spätestens 8 Wochen nach der Geburt bekannt gegeben werden. Bei späterem Antritt muss die Elternteilzeit 3 Monate vor geplantem Antritt beim Arbeitgeber bekannt gegeben werden.

Für Sie gilt zu beachten, dass für die Dauer der Elternteilzeit bis zum vollendeten 4. Lebensjahr des Kindes auch ein besonderer Kündigungs- und Entlassungsschutz für den Arbeitnehmer gilt. Beachten Sie, dass Sie bei Rechtsanspruch des Mitarbeiters (Voraussetzungen siehe oben) in die von ihm gewünschte Regelung der Elternteilzeit einwilligen müssen, andernfalls wären gesetzliche Interessensvertreter hinzuzuziehen. Sollte auch das nicht zu einer Einigung führen muss der Dienstgeber beim Arbeits- und Sozialgericht einen Antrag auf gütliche Einigung stellen. Wenn auch hier kein Ergebnis erzielt werden kann, trifft den Dienstgeber die Pflicht zu klagen. Tut er dies nicht, kann der Arbeitnehmer die Elternteilzeit zu seinen Bedingungen antreten. Geht der Fall vor Gericht, so nimmt dieses eine Interessenabwägung vor.

Beim Wiedereintritt

1. Wiedereintrittsgespräch

Wie bereits oben erwähnt, sollte der Kontakt mit dem rückkehrenden Mitarbeiter während der Karenz gehalten werden. Rechtzeitig vor dem Wiedereintritt empfiehlt sich nochmals ein ausführliches Gespräch, um die Rückkehr gemeinsam im Detail zu besprechen. Was hat sich in der Zwischenzeit geändert? Welche Aufgaben fallen nun in den Aufgabenbereich des Arbeitnehmers? Wie sieht die Teamkonstellation nun aus und welche Rolle nimmt der rückkehrende Mitarbeiter ein? All diese Fragen sollten vorab mit dem Mitarbeiter geklärt werden.

2. Kommunikation mit der Belegschaft

Auch die bestehende Mannschaft sollte zeitgerecht über die Rückkehr des karenzierten Mitarbeiters informiert – besser gesagt daran erinnert – werden, damit einem herzlichen „Welcome-back“ nichts im Wege steht. Je nachdem, für welche Nachfolgeplanung Sie sich entschieden haben, gilt es natürlich auch, die abgegebenen Aufgaben nun wieder Schritt für Schritt dem rückkehrenden Mitarbeiter zurück zu übertragen und bei Bedarf für die nötige Einschulung und Übergabe durch die entsprechenden Mitarbeiter zu sorgen.

3. Regelung für stillende Mütter

Weiters gibt es für Sie noch einige Sonderregeln zu beachten, wenn ein Mitarbeiter nach einer Elternzeit wieder zurück ins Unternehmen kommt. Beispielsweise seien hier die gesetzlichen Regelungen für das Ermöglichen von Stillen am Arbeitsplatz erwähnt, an die sich der Arbeitgeber halten muss, wenn eine Mitarbeiterin den Wunsch zu stillen bei Wiederantritt meldet.

Wenn Sie sämtliche dieser Hinweise beachten, steht einem erfolgreichen Karenzmanagement in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Wege und Sie können diesen wundervollen Anlass für Auszeiten Ihrer Mitarbeiter gelassen entgegen sehen.

Hinweis: Bei CRUITIS NewsMag Beiträgen handelt es sich nicht um Rechtsberatung. Der Autor übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit oder Vollständigkeit der bereitgestellten Informationen.

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