Die 7 häufigsten Fehler beim Mitarbeitergespräch

4 minvon Bettina Prennsberger 02. September 2017

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Alle Jahre wieder steht das Mitarbeitergespräch ("MAG") vor der Tür. Nach dem Sommer laufen die Vorbereitungen für gewöhnlich bereits auf Hochtouren. Die einen freuen sich bereits das ganze Jahr darauf, (endlich) Feedback für ihre Leistungen zu erhalten und womöglich eine Gehaltserhöhung oder zumindest einen Bonus dafür zu bekommen. Die anderen hingegen fürchten sich schon Monate vor dem Termin davor, (womöglich sogar ungerechtfertigte) Kritik von der eigenen Führungskraft zu erhalten.

Warum Mitarbeitergespräche sehr wertvoll sind, liegt auf der Hand: Führungskraft und Mitarbeiter nutzen die Gelegenheit, sich abseits vom operativen Geschehen mit Unternehmenszielen und der gemeinsamen Zusammenarbeit auseinanderzusetzen. Dabei wird einerseits auf vergangene Leistungen und andererseits auf künftige Ziele und Entwicklungen Bezug genommen. Alles in allem also eine wunderbare Gelegenheit sowohl die persönliche Entwicklung, als auch das Erreichen der Unternehmensziele voranzutreiben – eine klassische Win-Win Situation für Management und Mitarbeiter.

Obwohl das Führungsinstrument in der Theorie bereits hinreichend dargelegt wurde, passieren in der unternehmerischen Praxis immer wieder Fehler in der Vorbereitung, wie auch in der Durchführung und Nachbearbeitung der Mitarbeitergespräche. Die häufigsten Fehler werden in diesem Beitrag zusammengefasst und jeweils mit Handlungsempfehlungen ergänzt. Viel Freude beim Durchlesen & Umsetzen. Tipp: Laden Sie sich auch unseren CRUITIS Leitfaden Mitarbeitergespräch und unser CRUITIS Gesprächsprotokoll Mitarbeitergespräch kostenlos herunter.

1. Mangelnde Vorbereitung

Ein schlecht vorbereitetes MAG kann mehr Schaden anrichten, als es nützt. Eine Führungskraft, die im Gespräch den Eindruck vermittelt, sich kaum Gedanken über die bisherigen Leistungen und potenziellen Entwicklungsmöglichkeiten des Mitarbeiters gemacht zu haben erreicht mit dem Gespräch ziemlich sicher keine Verbesserung der Zusammenarbeit. So ein Gespräch motiviert kaum zur intensiven Bemühung um das Erreichen der Unternehmens- bzw. heruntergebrochenen Ziele des Mitarbeiters. Leider werden aber viel zu häufig schlecht vorbereitete Gespräche geführt.

Besser: Schaffen Sie speziell beim Management Bewusstsein für die negativen Folgen „schlechter“ Mitarbeitergespräche. Diese können neben gedrückter Motivation sogar bis hin zur inneren Kündigung oder zum Austritt des Mitarbeiters führen. Dies passiert vor allem dann, wenn das Gefühl aufkommt, dass die eigenen Leistungen nicht geschätzt werden oder keine persönliche Weiterentwicklung möglich ist. Um bei der Vorbereitung der Gespräche zu unterstützen, sollten Informationsunterlagen sowohl für Mitarbeiter wie auch Führungskräfte zur Verfügung stehen (z.B. Ziele, Nicht-Ziele des MAG, Inhalte, Zeitplan)

2. Falsche Erwartungen an das Gespräch

Neben mangelnder Vorbereitung stellen falsche Erwartungshaltungen an das Mitarbeitergespräch ein zentrales Problem bei deren erfolgreicher Umsetzung im Unternehmen dar. Häufig ist das MAG in den Köpfen der Mitarbeiter mit einem „Gehaltsgespräch“ gleichzusetzen. Es wird erwartet, dass die Leistungen besprochen werden und basierend darauf eine Gehaltserhöhung folgen muss („Natürlich, ich habe mich ja das ganze Jahr abgeschuftet, da habe ich mir eine Gehaltserhöhung oder zumindest einen Bonus verdient“). Gehaltliche Veränderungen können selbstverständlich auch Teil des Gesprächs sein – allerdings folgt nicht jedem MAG eine Gehaltserhöhung oder ein Bonus. Die Enttäuschung ist daher nicht selten groß, was wiederum schlecht für die Motivation ist und im schlimmsten Fall zur (inneren) Kündigung führen kann.

Besser: Auch an dieser Stelle geht die Empfehlung in Richtung unternehmensweiter Kommunikation im Vorfeld der Gespräche. Es ist empfehlenswert, Ziele und Nicht-Ziele des MAG klar zu kommunizieren. Dass also Gehaltsverhandlungen möglich aber nicht zwingender oder gar einziger Bestandteil des Mitarbeitergesprächs sind, sollte allen Mitarbeitern klar sein. Gerade bei Gehältern ist Transparenz nach wie vor ein wichtiger Faktor, der von vielen Arbeitnehmern gewünscht bzw. gefordert wird. Je offener daher im Unternehmen kommuniziert wird, wann und in welchem Ausmaß gehaltliche Sprünge „standardmäßig“ vorgesehen sind bzw. wann man diese Themen ansprechen kann oder soll, umso besser ist dies auch in Hinblick auf die Erwartungshaltung gegenüber der Mitarbeitergespräche.

3. Schlechte Gesprächsführung

Wie auch bei Bewerbungsgesprächen ist die Gesprächsführung beim MAG sehr entscheidend für den Output des Instruments. Dennoch werden MAG oft unstrukturiert und ohne „geregelten“ Ablauf geführt. Das kann zur Folge haben, dass wichtige Punkte gar nicht angesprochen werden, weil z.B. darauf vergessen wird. Sorgt die Führungskraft z.B. durch Hektik, vorwurfsvolle Fragestellungen oder Desinteresse für eine unangenehme Atmosphäre, kann das den Mitarbeiter aber auch abschrecken, überhaupt ein offenes Gespräch zu führen.

Besser: Ich empfehle das Bereitstellen von Leitfäden für die Gesprächsführung (siehe CRUITIS Leitfaden Mitarbeitergespräch) für alle Führungskräfte. Diese sollten den groben Ablauf des Gesprächs mit den wichtigsten Inhalten auflisten. Diese Leitfäden sollten auch allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen, sodass auch diese sich auf das Gespräch vorbereiten können. Zudem kann z.B. auch Unterstützung in der Gesprächsführung durch HR angeboten werden. Eine weitere Empfehlung ist die interne oder externe Schulung der Führungskräfte zur Mitarbeitergesprächsführung, welche eine hervorragende Vorbereitung auf das MAG darstellt.

4. MAG als „lästige Pflicht“

Für viele Führungskräfte stellt das Führen der Mitarbeitergespräche eine lästige Pflicht da. Dies ist die Ursache für einige der hier angeführten Fehler, die im Zusammenhang mit dem MAG gemacht werden. Unter anderem resultiert auch Fehler Nummer 5 häufig daraus. Mitarbeitergespräche werden üblicherweise top-down geführt, dh. beim oberen Management begonnen und dann jeweils mit der nächstfolgenden Hierarchieebene geführt. Ähnlich verhält es sich auch mit der Einstellung gegenüber der Mitarbeitergespräche. Wenn bereits das Top-Management das Instrument nur ein- bzw. weiterführt, „weil es eben irgendwie dazugehört“ oder „es gut für das Image ist“ wird diese Einstellung natürlich gemeinsam mit den Zielvorgaben und dem Feedback weitertransportiert.

Besser: Hier bedarf es wieder an Aufklärungsarbeit (durch HR? ;-) ) um auf die Bedeutsamkeit des MAG hinzuweisen. Gesteigerte Motivation, Förderung der Leistungsmotivation, Mitarbeiterbindung und ein positives Arbeitsklima sind nur einige der möglichen Anreize für das Management, dieses Führungsinstrument strukturiert und professionell im Unternehmen einzusetzen. Bei halbherziger Durchführung können die genannten positiven Entwicklungen natürlich auch ins Gegenteil ausschlagen, was ebenfalls beherzigt werden sollte.

5. Sich zu wenig Zeit nehmen (Folge aus Fehler Nummer 4)

Mitarbeiter: „Zweimal wurde der Termin bereits verschoben, heute findet er endlich statt. Allerdings hätte das Gespräch bereits vor 10 Minuten beginnen sollen – vom Chef allerdings noch keine Spur. Naja ein paar Minuten warte ich noch, bevor ich mich wieder an die Arbeit mache... ah da kommt er ja.“

Vorgesetzer: „Hallo Herr X, die Verspätung tut mir leid, aber Sie wissen ja: Den Kunden kann ich natürlich nicht einfach abwimmeln und sagen, "ich muss jetzt meinem Mitarbeiter Feedback geben." Aber gut, da bin ich ja. Dann bringen wir’s mal hinter uns, mein Folgetermin startet schon wieder um halb.“

(hier bedarf es keiner weiteren Ausführung zum Fehler)

Besser: Das MAG sollte rechtzeitig im Voraus geplant und vorangekündigt werden (idealerweise 2 Wochen vor dem geplanten Termin, sodass sich Führungskraft und Mitarbeiter ausreichend vorbereiten können). Natürlich können Terminverschiebungen durch das laufende Geschäft dazwischenkommen. Dies sollte aber nur dann zu einer Verschiebung führen, wenn es sich wirklich nicht vermeiden lässt. Anderenfalls besteht die Gefahr, das Gespräch immer wieder hintenanzustellen, da das laufende Geschäft vermeintlich (!) immer wichtiger ist, als der interne Termin. Wenn das MAG dann stattfindet, sollten sich beide Beteiligten auch zu 100% auf das Gespräch konzentrieren und sich ausreichend Zeit dafür nehmen. Das übereilte Abhaken der Punkte auf dem Gesprächsleitfaden führt eher selten dazu, die Zusammenarbeit ehrlich und nachhaltig zu verbessern.

6. Die Ergebnisse werden nicht weiter verwertet

Das beste MAG (also das Befolgen aller hier genannten Tipps und Vermeiden aller genannten Fehler ;-) ) bringt letztendlich keinen langfristigen Erfolg, wenn die Ergebnisse aus den Gesprächen nicht entsprechend verwertet werden. Landen die angesprochenen Themen in der Rundablage und bewirken keine Veränderung, so wird die Akzeptanz des MAG in den Köpfen aller Beteiligten stark schwinden und die zum Teil mühsam erarbeitete Bereitschaft, diese überhaupt zu führen, wird schon bald nicht mehr vorhanden sein.

Besser: Bereits im Vorfeld sollte festgelegt werden, wie die Ergebnisse aus den Gesprächen verarbeitet und dokumentiert werden. Die Empfehlung ist ein Gesprächsprotokoll, welches sowohl beim Mitarbeiter als auch bei der Führungskraft (und ggf. HR) aufbewahrt wird (siehe CRUITIS Gesprächsprotokoll Mitarbeitergespräch). So kann im nächsten Jahr auf den Ergebnissen des Vorjahres aufgebaut werden und auch die Zielerreichung lässt sich anhand der getroffenen Vereinbarungen einfach überprüfen. Ebenso wichtig wie die ausreichende Dokumentation ist das Ableiten von Handlungsempfehlungen. Beispiele für Handlungsempfehlungen sind etwa das Besuchen von Ausbildungen, Festlegen von Maßnahmen für die geplante Weiterentwicklung des Mitarbeiters, Gehaltserhöhungen uvm.

7. Nichteinhaltung der Feedbackregeln

Feedback geben/nehmen will gelernt sein! Leider ist dies gerade im Mitarbeitergespräch immer wieder ein heikles Thema. Kritik wird oft nicht entsprechend formuliert und konkretisiert oder der Mitarbeiter fühlt sich auf den Schlips getreten und fürchtet sich im schlimmsten Fall bereits nach dem Gespräch schon vor dem nächsten MAG. Der falsche Umgang mit Feedback kann gerade in einer heiklen Situation wie dem Mitarbeitergespräch fatale Folgen nach sich ziehen.

Besser: Achten Sie auf die folgenden Feedbackregeln und kommunizieren Sie diese an alle Mitarbeiter.

Feedback geben:

  • in „Ich-Form“ formuliert
  • konkret
  • zeitnah (nicht jedes Feedback kann ein Jahr bis zum nächsten MAG warten)
  • hilfreich

Feedback nehmen:

  • Nicht rechtfertigen
  • Zuhören!
  • Unklarheiten gezielt hinterfragen
  • Kritik annehmen
Veröffentlicht in:  
Personalentwicklung
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